Artikelregister
INFORMATION FÖR ALLA.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Artiklar, import & export
Klicka på bilderna för att göra dem större.
I artikelregistret hittar du alla aktiva artiklar i systemet som kan användas i bl.a. offerter och ordrar.
Gå till kugghjulet för Systeminställningar > ”Artikelregister”
Om du inte kan se denna flik innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
Inställningar
Klicka på menyn med tre punkter uppe till höger och välj alternativet “Inställningar”.
Allmänna inställningar
Här hittar du standardkontonummer och kan även aktivera lagerfunktioner.
Tillverkare, Produktenheter, Lagerplatser och Lagerställen
I dessa flikar kan du lägga till och redigera egna tillverkare, produktenheter, lagerplatser och lagerställen.
Prislistor
I denna flik kan du lägga till olika prislistor. Om ni exempelvis säljer era varor och tjänster i olika länder med olika valutor kan ni skapa en prislista för varje valuta. Glöm inte att ni per artikel måste sätta priserna på rätt prislistor.
I de fall det finns en Fortnox-integration aktiverad i systemet så kommer prislistorna att synkroniseras mot Fortnox.
När ska jag ha olika prislistor?
Olika valutor
Om ni exempelvis säljer era varor och tjänster i olika länder med olika valutor kan ni skapa en prislista för varje valuta.
Olika priser för olika kunder
Det kan vara så att varor och tjänster prissätts olika beroende på vilken typ av kund det är fråga om. Exempelvis har ni kanske en prislista för personalen och en annan för övriga kunder.
Rabatt mot standard prislista
Det är alltid en av prislistorna som räknas som ”standard”. I de allmänna inställningarna för artikelregistret kan kan ni aktivera ”Rabatt mot standard prislista” vilket innebär att priset jämförs mot standard prislistan och sätter negativ differens som rabatt på artikeln. Se exempel nedan:
Prislista A = Standard prislista
Prislista B = Kunder med rabatt
Artikel #100023
Pris i prislista A = 2000 SEK
Pris i prislista B = 1500 SEK
Erhållen rabatt för artikel #100023 = 500 SEK
Skapa artiklar och kategorier
Skapa en ny artikelkategori
För att se och skapa en ny artikelkategori klickar du på menyn med tre punkter och väljer “Visa kategorier”.
Klicka på plusknappen för att skapa en ny artikelkategori och fyll i nödvändiga fält.
I fältet “Artikelnummerserie” kan du bestämma vilken nummerserie som du vill att alla artiklar i denna kategori ska börja med. Till exempel 1000 för alla tjänster och 2000 för alla produkter.
Skapa ny artikel
För att skapa en ny artikel går du tillbaka till artikelregistret och klickar på plusknappen, “Ny artikel”.
När du har valt vilken typ av produkt du vill skapa, fyller du i nödvändiga fält och går vidare till nästa steg för att skapa artikeln.
När du har skapat grundläggande information för artikeln har du möjlighet att bestämma specifika egenskaper för just den artikeln du skapat, såsom priser i olika prislistor, om det ska vara en lagervara, tillgänglighet i återförsäljarnas webbshop, m.m.
När du har valt vilken typ av produkt du vill skapa fyller du i nödvändiga fält och går vidare till nästa steg för att skapa artikeln.
Enkel eller grupperad produkt
I de flesta fall väljs “enkel produkt” vid skapandet av en artikel.
En “grupperad produkt” består av flera sammansatta “enkla produkter”, som du kan välja att dölja i exempelvis offerter. Efter att du har skapat en grupperad produkt får du möjlighet att välja vilka enkla produkter som ska ingå i fliken ”Grupperad artikel”.
Exempel på grupperad produkt
Ni säljer en dator innehållandes delar som processor, moderkort, hårddisk, chassi, arbetskostnad, m.m., men ni vill inte visa priserna för respektive del. Då kan ni välja att dölja respektive del i offerten och endast visa ”huvudartikeln”, i detta fall datorn, samt det sammanlagda priset för samtliga delar. I bildexemplet nedan har man lagt in vissa delars namn som radkommentarer på huvudartikeln.
Prislistor, lagerartikel, husarbete, m.m.
När du har skapat grundläggande information för artikeln har du möjlighet att fylla i övrig information som du hittar i olika flikar.
Exempel på flikar
Standardpriser – I fliken “Standardpriser” kan du lägga till kalkylkostnader för artikeln.
Prislistor – I fliken “Prislistor” hittar du de prislistor som skapats i systeminställningarna. Här kan du ange artikelns utpris som ska gälla för varje prislista.
Lager – Välj om varan är en lagervara/lagerartikel, ställ in min- och maxvärde, buffertlager, m.m.
Bokföring – I fältet ”Standardtyp av husarbete” väljer du vilken typ av husarbete artikeln är. T.ex. ”Bygg”, ”Målning/tapetsering”, ”Flyttjänster”, m.m.
Specifikation – Visas som ”Utökad artikelinformation” om kunden klickar på informationsikonen bredvid artikelnamnet i offerten. Se bildexemplet ovan.
OBS! ”Visa utökad artikelinformation i kundvy” måste vara aktiverad i offertmodulens inställningar.
Inaktivera en artikel
För att inaktivera en artikel kan du gå till menyn med tre punkter i vald artikel och välja “Inaktivera”.
Aktiverad lagerfunktion
Om du har valt att aktivera lagerfunktionen i WorkCloud så hittar du mer information under fliken “Lager”. I fliken “Inleveranser” och “Utleveranser” ser du även historik över tidigare leveransaktiviteter.
Export av lagervärde
Exportera rapport för lagervärde
Klicka på menyn med tre punkter i artikelregistret, klicka på ikonen med tre streck och välj alternativet “Exportera rapport för lagervärde”. Systemet genererar då en PDF med aktuellt lagervärde för samtliga lagerartiklar, dvs. artiklar som har markerats som ”Lagervara” i systemet.
Du får en notifikation när filen är redo för nedladdning under ”Visa alla importer/exporter”.
Övriga import- & exportfunktioner
Klicka på menyn med tre punkter i artikelregistret och välj alternativet “Importera/Exportera”. (Excel)
Ladda ner importmall
Genom att klicka på ikonen med tre streck ser du alternativet “Ladda ner import mall”. Klicka på den för att importera artiklar till systemet. Med hjälp av importmallen, samt genom att följa instruktionerna på sidan, kan du skapa eller uppdatera artiklar via Excel.
Ladda upp importfil
När du känner dig klar med din importfil kan du ladda upp filen till systemet genom att klicka på “Välj fil”, välja den fil du vill ladda upp och klicka på “Ladda upp”.
Export-funktioner
Du kan även se alternativ för olika export-funktioner för artiklar samt leverantörer genom att klicka på ikonen med tre streck.
