Hantering av externa ärenden
INFORMATION FÖR ALLA.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Hantera ärenden från hemsida eller kundportal
Exempel på hur ni kan använda er av externa ärenden:
Felanmälan | Beställning av olika slag | Service | Reklamation
Skapa koppling mellan hemsida och WorkCloud
Formulär på hemsida
Via API kan du göra så att ärenden kan komma in till systemet utifrån, såsom via er hemsida.
Om ni har ett formulär på er hemsida för service, felanmälan, reklamation eller andra förfrågningar så kan vi hjälpa er att koppla ihop det med er WorkCloud via API, så att ni får in dessa förfrågningar direkt till WorkClouds ärendehantering.
API-dokumentation
Ni kan även göra API-kopplingen själva eller med hjälp av er webbyrå.
Gå till Systeminställningar i WorkCloud > fliken ”API-nycklar”. Läs i ”Dokumentation” hur förfrågan ska se ut när man skapar ett externt ärende.
Inställningar i WorkCloud för ”Externa ärenden”
I ärendehanteringens inställningar kan du i fliken ”Externa ärenden” bestämma hur externa ärenden ska hanteras när de kommer in i systemet. Exempelvis kan du bestämma vilken eller vilka användare som ska tilldelas de ärenden som kommer in utifrån.
Kundhantering:
Välj om systemet ska utgå ifrån att kunden redan finns i systemet genom att matcha kunder på inmatad e-postadress eller om det alltid ska skapas en ny kund vid registrering av ärenden. En ny kund skapas ifall matchning mot e-post misslyckas.
Tilldela ärende till användare:
Välj en eller flera användare
Sätt deadline efter:
1-14 dagar
Sätt ärendetyp:
Välj bland tillgängliga ärendetyper
Sätt kontaktsätt:
Välj standard kontaktsätt för inkomna externa ärenden
Skapa ärenden via e-post:
Kontakta oss för mer info
Skapa kunder som:
Välj om kunder som skapas som ”Vanlig kund”, ”Temporär kund” eller ”Prospekt”
Tilldela ärende till grupp:
Välj en eller flera grupper
Skicka e-postbekräftelse till kund:
Välj om kunden ska få en mailbekräftelse på att ärendet har registrerats
Sätt ärendeprio:
Bestäm hur brådskande externa ärenden ska hanteras
Ärenden från Kundportalen
Inställningar i WorkCloud för ”Ärenden från kundportal”
I ärendehanteringens inställningar kan du i fliken ”Ärenden från kundportal” bestämma hur ärenden från kundportalen ska hanteras när de kommer in i systemet. Exempelvis kan du bestämma vilken eller vilka användare som ska tilldelas de ärenden som kommer in.
Standardval för att visa ett ärende för kunden i kundportalen (vid registrering):
Välj om JA eller NEJ ska väljas som standard under valet ”Visa ärendet för kunden i kundportal” vid registrering av ärenden.
Tilldela ärende till användare:
Välj en eller flera användare
Sätt deadline efter:
1-14 dagar
Tilldela ärende till grupp:
Välj en eller flera grupper
Sätt ärendeprio:
Bestäm hur brådskande ärenden från kundportalen ska hanteras
Händelselogg & kommentarer
Aktivera menyfliken ”Händelser”
För att se vem som har gjort vad och när i en modul måste menyfliken ”Händelser” vara aktiverad i modulens inställningar.
Tagga varandra i kommentarer – ”@Lotta hur går det med denna?”
Du kan kommunicera med andra användare i systemet under fliken ”Kommentar” genom att skriva ett snabel-a (@), välja en användares namn och sedan skriva din fråga eller kommentar. Användaren får då en notis i WorkCloud (en röd blinkande prick vid pratbubblan i översta menyn) och beroende på vilken inställning användaren har i sin profil kommer det även skickas en notis via e-post, om att denne har blivit nämnd i en kommentar.
Kommentarerna är interna och kan inte ses av kunder. Däremot kan alla användare som har tillgång till t.ex. ärendet i fråga se kommentarerna.
