Inställningar
FÖR ÄRENDEHANTERING.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Grundläggande inställningar för ärenden
Gå till modulen Ärendehantering > Menyn med tre punkter > ”Inställningar”
Om du inte ser alternativet ”Inställningar” så har du inte har rätt behörighet. Kontakta då din systemadministratör.
Allmänna inställningar
Här kan du bestämma olika standardfunktioner och automatiserade åtgärder såsom automatisk klarmarkering av order när ett kopplat ärende avslutas, automatiskt utskick av omdömesmail, hur kunder ska få åtkomst till ärenden, m.m.
Ärendetyp
I fliken “Ärendetyp” kan du skapa olika typer av ärenden som du kan koppla uppgiftsmallar och egna fält till. Dessa kan du välja att aktivera så att de även blir synliga och valbara för era kunder när de loggar in i er kundportal för att registrera ett ärende. En sådan ärendetyp skulle exempelvis kunna vara “Felanmälan”.
I varje ärendetyp lägger du till vilka användare eller grupper med användare som ska tilldelas ärendet av typen i fråga, olika fält som måste fyllas i av kunden eller er för att registrera ärendet, om det finns något formulär som ska fyllas i av kunden eller er som standard m.m. Om du dessutom kopplar en uppgiftsmall till en ärendetyp kommer det automatiskt att skapas uppgifter att göra när ärendet registreras.
Vid integration via API mellan ett externt system, eller hemsida, och ärendehanteringen i WorkCloud kan man hämta ett API-ID för varje ärendetyp.
Ärendetyp fält
Här skapar du nya eller redigerar befintliga fält som du vill använda dig av när du skapar olika ärendetyper. Du kan själv välja om det ska vara ett textfält, sifferfält eller dropdown.
Ärendestatus
Skapa och hantera egna ärendestatusar. Du bestämmer vilken färg som ska gälla för varje status samt vilka statusar som ska vara synliga för kunden i kundportalen.
Se exempel på olika ärendestatusar nedan.
Ärende prioritet
Skapa och hantera egna prioriteter som kan användas för att exempelvis betona om ett ärende är brådskande. Du bestämmer även hur lång tid det förväntas ta enligt de olika prioriteterna innan ett ärende påbörjas och innan ett ärende avslutas.
Ärendefält
Här kan du bestämma vilka fält som ska vara aktiva och obligatoriska när du skapar ett nytt ärende.
Standardsvar
För att spara tid och underlätta administrationen har du möjlighet att skapa egna standardsvar. Dessa är generiska texter som du, genom ett enkelt knapptryck, kan välja när du skapar anteckningar.
Meny ärendedetaljer
Här bestämmer du vilka menyalternativ som ska vara aktiverade vid administrering av ärenden. Vissa alternativ är tvingande och kan därför inte inaktiveras (exempelvis ”Detaljer”). Dessutom kan du bestämma vilka alternativ som ska vara synliga (”Visa i huvudmeny”), respektive vad som ska visas i dropdownmenyn bredvid. För att underlätta arbetsflödet vid arbete med ett ärende kan du ändra ordning på alternativraderna. Se bildexempel nedan.
Texter
I denna flik skriver du olika standardtexter, till exempel text som ska skickas till kunden vid ett nytt respektive avslutat ärende, när det finns en ny kundkonversation, och så vidare. Glöm inte att klicka på spara under respektive text efter att du skrivit in den texten du vill ska stå.
Externa ärenden
Via API kan du göra så att ärenden kan komma in till systemet utifrån såsom via hemsida. I denna flik bestämmer du hur externa ärenden ska hanteras när de kommer in i systemet. Exempelvis kan du bestämma vilken eller vilka användare som ska tilldelas de ärenden som kommer in utifrån.
Ärenden från kundportal
Här gör du standardinställningar för ärenden som skapas av kunder via kundportalen, såsom ärendeprioritet och deadline.
Kundkonversationer
Här kan du välja hur åtkomsten för kundkonversationer ska vara. Ska kunden få ett mail med en krypterad länk som tar dem direkt till kundkonversationen eller ska kunden verifiera sig via inloggning i kundportalen innan den får åtkomst till konversationen?
Bestäm huruvida ni vill visa användarens kontaktuppgifter för kunden eller om det ska vara företagets kontaktuppgifter som visas för kunden. Lägg även in den text som ska skickas till kunden via e-post när det finns en ny konversation från er. Exempelvis ”Du har ett nytt meddelande för ditt ärende.”
Återkommande ärenden
Om du har ett ärende som är återkommande exempelvis varje månad eller varje vecka, kan du lägga till det här. Du kan bland annat ställa in intervaller för hur ofta ärendet ska vara återkommande samt vilken data ärendet ska innehålla.
Om du vill skapa ett nytt återkommande ärende, klicka på plus-knappen uppe till höger.
Vill du redigera ett befintligt återkommande ärende, klicka på redigera-knappen till höger om det ärendet du vill redigera.
Om du vill radera ett återkommande ärende, klicka på papperskorgen längst ut till höger om det ärendet du vill radera.
Avrapporteringsmallar
Mallar för avrapportering tilldelas per ”ärendetyp” och används vid tidrapportering.
Händelselogg & kommentarer
Aktivera menyfliken ”Händelser”
För att se vem som har gjort vad och när i en modul måste menyfliken ”Händelser” vara aktiverad i modulens inställningar.
Tagga varandra i kommentarer – ”@Lotta hur går det med denna?”
Du kan kommunicera med andra användare i systemet under fliken ”Kommentar” genom att skriva ett snabel-a (@), välja en användares namn och sedan skriva din fråga eller kommentar. Användaren får då en notis i WorkCloud (en röd blinkande prick vid pratbubblan i översta menyn) och beroende på vilken inställning användaren har i sin profil kommer det även skickas en notis via e-post, om att denne har blivit nämnd i en kommentar.
Kommentarerna är interna och kan inte ses av kunder. Däremot kan alla användare som har tillgång till t.ex. ärendet i fråga se kommentarerna.
