Hantera arbetsorder
INFORMATION FÖR ALLA.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Hantera arbetsordrar
Godkänn inbokad tid
Om en förfrågan har skickats till kunden för tidsbekräftelse kan antingen kunden godkänna tiden själv eller så kan Du godkänna tiden åt kunden genom att klicka på menyn med tre punkter uppe till höger och välja “Godkänn inbokade tiden åt kund”. Om du som användare godkänner tiden åt kunden, skriv då gärna en kommentar till varför du som användare godkänner tiden.
Skicka ny tidsbokning till kund
Du kan boka in en ny tid genom att
- Redigera arbetsordern
- Radera den befintliga tiden
- Öppna kalendern för att boka in en ny tid
- Skicka en ny förfrågan till kund.
Ändra status på en arbetsorder
När du har påbörjat arbetet med en arbetsorder kan du ändra statusen till t ex “Pågående”.
Extra kostnader
Om det tillkommer arbete som medför kostnader som du inte räknat med från början kan du skicka en förfrågan till kunden att godkänna den extrakostnaden. Gå i så fall till menyfliken ”Extra kostnader” för att skapa en ny eller redigera en befintlig förfrågan.
Skapa en ny förfrågan genom att klicka på “Skapa ny förfrågan”. Ange benämning, summa för kostnaden och när du önskar att kunden svarar på förfrågan senast samt övriga nödvändiga uppgifter för extrakostnaden.
Klicka på extrakostnaden för att skicka ut förslaget via e-post till kunden som ska godkänna eller neka förfrågan.
I översikten ser du status på den utskickade extrakostnaden.
När kunden har godkänt extrakostnaden så uppdateras status till “Godkänd” och under kolumnen “Fakturerad” ser status faktureringsstatusen.
Du kan antingen klicka direkt på den röda rutan i kolumnen “Fakturerad” för att skapa order på extrakostnaden eller så kan du klicka på raden. När du klickar på raden har du fler alternativ att välja mellan, t.ex. makulering, kopiering, m.m.
Plocklista / Produktlista
I menyfliken “Produktlista” kan du hämta en lista på produkter från en order som du skapat. Klicka på “Lägg till ny koppling” för att hämta artiklar och kommentarer inklusive antal från ordern för att skapa en plocklista för arbetsordern.
Skapa åtgärd
För att uppmärksamma en viktig åtgärd i en arbetsorder kan du klicka på knappen utropstecken. Beskriv åtgärden och spara.
I översiktsvyn för arbetsordrar rödmarkeras raden för den arbetsorder som du skapat åtgärd för. Raden inleds även med ett utropstecken. I detaljvyn för arbetsordern syns en röd text – “Behöver åtgärd” – samt den beskrivning som du skrivit när du skapade åtgärden. För att ta bort åtgärden klickar du på samma knapp som du skapade åtgärden från (utropstecknet) och måste då lägga till en kommentar till åtgärden.
Såväl beskrivning av åtgärd som kommentar till borttagen åtgärd är alltid synliga genom att de loggas i händelseloggen.
Färdigmarkera arbetsorder
När du är klar med en arbetsorder markerar du den som färdig genom att klicka på menyn med tre punkter i högra hörnet och väljer “Färdigmarkera arbetsorder”. I samband med färdigmarkering får du alternativet “Skicka bekräftelse till kund” (JA eller NEJ). Inställning för förvalt alternativ hittar du under modulens inställningar i fliken Generella inställningar – “Bekräftelse när man färdigmarkerar en arbetsorder” (“Skicka bekräftelse som standard” / ”Skicka inte bekräftelse som standard”).
Ett tips är att den som ansvarar för färdigmarkering av arbetsordern ska kontrollera exempelvis tidrapporter, arbetsrapporter, åtgärd, och eventuell order/fakturaunderlag innan färdigmarkering.
Händelselogg & kommentarer
Aktivera menyfliken ”Händelser”
För att se vem som har gjort vad och när i en modul måste menyfliken ”Händelser” vara aktiverad i modulens inställningar.
Tagga varandra i kommentarer – ”@Lotta hur går det med denna?”
Du kan kommunicera med andra användare i systemet under fliken ”Kommentar” genom att skriva ett snabel-a (@), välja en användares namn och sedan skriva din fråga eller kommentar. Användaren får då en notis i WorkCloud (en röd blinkande prick vid pratbubblan i översta menyn) och beroende på vilken inställning användaren har i sin profil kommer det även skickas en notis via e-post, om att denne har blivit nämnd i en kommentar.
Kommentarerna är interna och kan inte ses av kunder. Däremot kan alla användare som har tillgång till t.ex. ärendet i fråga se kommentarerna.
