Inställningar
FÖR ARBETSORDER.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Grundläggande inställningar för arbetsordrar
Gå till modulen Arbetsorder > Menyn med tre punkter > ”Inställningar”
Om du inte ser alternativet ”Inställningar” så har du inte har rätt behörighet. Kontakta då din systemadministratör.
Generella inställningar
I denna flik kan du bestämma olika standardinställningar för exempelvis status, typ av dropdown och information som ska hämtas automatiskt.
Arbetsordertyp
Här kan du skapa eller redigera olika typer av arbetsordrar. Till respektive arbetsordertyp kan du koppla uppgiftsmallar, avrapporteringsmall, standardformulär och/eller standardaktivitet.
Arbetsorderstatus
Här kan du skapa och hantera egna statusar. Du bestämmer även vilken färg som ska gälla för varje status.
Exempel på statusar
Pågående | Ej påbörjad | Vilande | Inväntar svar från kund | Inväntar svar från leverantör | Inväntar granskning | Inväntar svar internt | Väntar på planering | Inväntar offert | Se kommentar | Produkt ska beställas | Inväntar leverans | Tid bokad | Kontakta kund | Test pågår | Tid bokad
Kundkonversationer
Här kan du välja hur åtkomsten för kundkonversationer ska vara. Ska kunden få ett mail med en krypterad länk som tar dem direkt till kundkonversationen eller ska kunden verifiera sig via inloggning i kundportalen innan den får åtkomst till konversationen? Bestäm huruvida ni vill visa användarens kontaktuppgifter för kunden eller om det ska vara företagets kontaktuppgifter som visas för kunden. Lägg även in den text som ska skickas till kunden via e-post när det finns en ny konversation från er. Exempelvis ”Du har ett nytt meddelande för din arbetsorder.”
Extra kostnader fält
Här aktiverar/inaktiverar du olika fält som ska synas i samband med att du registrerar extra kostnader.
Ekonomi
Aktivera tidrapporters kostnad
Om du aktiverar tidrapporters kostnad räknar systemet fram kostnaden för nedlagd tid och presenterar det under fliken ”Ekonomi” i respektive arbetsorder.
Timkostnad arbetstid
Ange timkostnaden under ”Timkostnad arbetstid”. Om det finns olika roller med olika kostnader, räkna fram ett genomsnitt och ange det värdet. Per arbetsorder kan ni sedan välja om ni istället vill hämta arbetskostnaden för just den anställde som tidrapporterat (lägg till i den anställdes anställningskort).
Aktivera leverantörsfakturor
Aktivera leverantörsfakturor om ni vill att dessa kostnader också hämtas in vid ekonomiska beräkningen av arbetsordern.
Leverantörsfakturor kan hämtas på två sätt
Koppla via WorkCloud
Detta görs med hjälp av en knapp i arbetsordern under fliken ”Ekonomi” som heter ”Koppla till leverantörsfaktura” och hittas längre ned på sidan i sektionen ”Automatiskt hämtade kostnader”.
Koppla via Fortnox
Detta görs genom att manuellt ange ett projektnummer i Fortnox leverantörsfaktura.
Kostnader kopplade till ordrar
Välj JA om du vill att ekonomi-fliken läser in värdet för leverantörsfakturor, inköpspriser från order och manuella kostnader från kopplade ordrar.
Meny detaljer
Här bestämmer du vilka menyalternativ som ska vara aktiverade vid administrering av arbetsorder. Vissa alternativ är tvingande och kan därför inte inaktiveras (exempelvis ”Detaljer”). Dessutom kan du bestämma vilka alternativ som ska vara synliga (”Visa i huvudmeny”), respektive vad som ska visas i dropdownmenyn bredvid. För att underlätta arbetsflödet vid arbete med arbetsorder kan du ändra ordning på alternativraderna.
Fält
Här kan du bestämma vilka fält som ska vara aktiva och obligatoriska när du skapar en ny arbetsorder. Du kan även bestämma vad som ska visas i översiktsvyn.
Standardsvar
För att spara tid och underlätta administrationen har du möjlighet att skapa egna standardsvar. Dessa är generiska texter som du, genom ett enkelt knapptryck, kan välja när du skapar anteckningar i arbetsordern.
Texter
I fliken Texter skriver du olika standardtexter, till exempel text som ska skickas till kunden vid en ny respektive avslutad arbetsorder, när det finns en ny kundkonversation, och så vidare.
Text som skickas till kunden när de ska bekräfta inbokade tiden kan byggas upp med hjälp av ersättningskoder för att hämta relevant information från arbetsordern.
Standardtext vid kund bekräftelse
Här kan du bestämma vilken information som ska vara synlig i samband med att kunden ska godkänna en inbokad tid för arbetsordern.
Avrapporteringsmallar
Utskrift
Här kan du ställa in vilken information som ska finnas med i PDF:en för rapportering till kund. Det är även möjligt att skicka detta som bilaga till Fortnox via ordermodulen.
