Personal, schema, m.m.
INFORMATION FÖR PERSONALADMIN.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Hantera anställda i systemet, skapa schema
Gå till Time > ”Personalregister”
Om du inte kan se Time eller ”Personalregister” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
I menyfliken “Personalregister” (undermenyflik “Anställda”) administrerar du de anställda.
Skapa en ny anställd
Hämta anställda från Fortnox
Om du har integration med Fortnox (Lön) aktiverad kan du med hjälp av synkroniseringsikonen (“Hämta från Fortnox”) hämta information om de anställda.OBS! Tänk på följande innan du klickar på ”Hämta från Fortnox”
Ifall du har ett personalregister i WorkCloud och klickar på ”Hämta från Fortnox”:
Om du har en anställd i din lista i WorkCloud som inte existerar i Fortnox, alternativt om den anställde har ett annat anställningsnummer i Fortnox, så kommer denne att försvinna från WorkCloud vid en hämtning av anställda från Fortnox.
Se till att anställningsnummer stämmer överens innan du hämtar för att läsa in exempelvis löneuppgifter m.m.
Skapa anställd i WorkCloud
Klicka på “+”-knappen för att skapa ny anställd i systemet.
Om du väljer “Ny anställd” i dropdownen får du i nästa steg ställa in användaruppgifter för den anställde så att denne får tillgång till systemet. Om du väljer en befintlig användare i systemet hämtas grundläggande information såsom kontaktuppgifter från användarprofilen.
Fyll i kompletterande nödvändiga uppgifter och gå vidare till nästa steg.
Avdelningar
Skapa och administrera avdelningar
I menyfliken “Personalregister” (undermenyflik “Avdelningar”) administrerar du avdelningar.
Budget & kostnader
Per avdelning kan du ställa in budget och kostnader såsom diverse personalkostnader.
Ansvar i olika avdelningar
Ställ in per avdelning vilka som ska ha rätt till attestering av tider, utlägg, m.m. och rätten att godkänna ledighetsansökningar.
Översikt - personalregister
Översikt över inaktiva
I översiktsvyn över alla anställda kan du via “Paus”-ikonen få åtkomst till inaktiverade anställda.
Kontaktlista inklusive närmast anhörig
I översiktsvyn över alla anställda kan du via kontaktboksikonen få åtkomst till kontaktuppgifter för de anställda och deras närmast anhöriga som registrerats i systemet.
Hantera en anställd
LÄGG TILL NYANSTÄLLD PÅ SCHEMA
I översiktstabellen för alla anställda kan du i kolumnen ”Schema” lägga till en anställd på ett schema som finns upplagt i systemet.
Längre ned kan du läsa om hur du skapar ett schema.
Inaktivera eller radera anställd
Gå till den anställdes ”profil”/anställningskort genom att klicka på denne i personallistan. Klicka sedan på de tre punkterna för att få alternativ för inaktivering eller borttagning av den anställde.
Övriga inställningar per anställd
Navigera dig till olika inställningar för den anställde i de olika flikarna i anställningskortet (”Översikt”, ”Personuppgifter”, ”Kompetenser”, ”Anställning”, ”Förmåner”, ”Budget & kostnader”, ”Dokument”, m.m.).
Tips på inställningar per anställd
> Gå till fliken “Anställning” i anställningskortet och ange en avdelning för den anställde. Genom att ange en avdelning för den anställde, kommer den anställde vara med i statistiken för den avdelningen. Du kan via modulen ”Rapport” filtrera på den specifika avdelningen för att få fram relevant information. Du kan även, efter att ha valt avdelning, filtrera på användare i den avdelningen, och därigenom se statistik för den anställde specifikt.
> I rutan där du ser om en anställd är aktiv, samt när senaste ändring av den anställdes information gjordes, finns det två funktioner att aktivera/inaktivera vad gäller löneunderlag.
Genom att bocka i alternativet “Ska godkänna tidrapporter utöver avvikelser” kan den anställde inte låsa sin löneperiod utan att godkänna sina tidrapporter varje vecka. Om du har anställda eller t.ex. chefer som enbart behöver rapportera avvikelser i systemet kan du låta alternativet vara urbockat.
Om den anställde behöver påminnelser att skicka in sitt löneunderlag varje månad kan du bocka i “Skicka e-post med påminnelse för att godkänna löneunderlag för attest”.
> I rutan “Löneunderlag” ser du den anställdes löneperioder. Dessa kan du klicka på för att rapportera tider/avvikelser åt den anställde.
Schema
Gå till Time > ”Schemahantering”
Om du inte kan se Time eller ”Schemahantering” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
Skapa nytt schema
Gå till Schemahantering och klicka på plus-knappen. välj om det ska vara ett rullande schema eller manuellt sammansatt.
Rullande schematider
Tiderna läggs in per veckodag och utgår från att det är samma tider varje vecka.
Ändring av pågående schematider påverkar inte redan passerade tider.
Manuella schematider
Tiderna läggs in manuellt beroende på vald tidsperiod (klockslag, rast, veckodag etc.). Välj om det ska vara udda och/eller jämna veckor och välj under vilken period schemat ska vara aktuellt.
Schemahantering
”Schema” – Aktivera dagar och tider
Bocka i vilka dagar som ska vara aktiverade i schemat, ange start- och sluttid samt rast som ska dras av för respektive dag. (Start- och slutdatum för manuellt sammansatta scheman).
T.ex. 08.00-17.00, 60 min rast.
”Anställda” – Lägg till anställd på schema
Här anger du vilka som ska gå på schemat i fråga. Bocka ur ”Visa endast anställda på detta schema” för att få en lista över alla som saknar/går på annat schema.
”Inställningar” – Flextid, m.m. i stämpelklocka
Här gör du detaljerade inställningar om ni har en stämpelklocka aktiverad i WorkCloud. T.ex. anger du om de som går på schemat i fråga ska kunna stämpla in och ut innan/efter deras arbetspass har börjat/slutat, jobba helt utanför schemalagd tid, automatiska rastavdrag m.m.
”Avdrag i tidrapporter” – Instämpling i moduler
Avdrag i tidrapporter används endast i de fall en anställd har varit instämplad i en modul. Här kan du ange vilka tider anställda i schemat har rast. När en anställd stämplar in och ut från en modul så kommer rasten att dras av från tidrapporten som skapas.
