Lönehantering
INFORMATION FÖR LÖNEADMINISTRATÖRER.
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Innehållsförteckning
Skapa ny
Redigera
Radera
Ändra färg
Öppna i ny flik
Dropdown-meny
Byt kund
Extra info
Löneadmin, tider, utlägg, avvikelser, m.m.
Attestera tider och avvikelser (sjuk, föräldraledig, m.m.)
Gå till Time > ”Attestera tider” / ”Godkänn tider”
Om du inte kan se Time eller ”Attestera tider” / ”Godkänn tider” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
I menyfliken ”Attestera tider”/”Godkänn tider” ser du en lista över alla anställda med status på om de och ni godkänt lönerapporterna för vald löneperiod. Godkända löneperioder lyser grönt istället för rött. När du klickar på en anställd får du fram eventuella instämplingar och inrapporterade avvikelser.
Om du vill se rapporter från löneunderlag som den anställde inte har godkänt ska du ha “Visa ej godkända” aktiverad i filtreringsrutan.
I filtreringsrutan kan du även filtrera på parametrar såsom en specifik anställd, en eller flera typer av rapporter (t.ex. alla avvikelser eller endast tidrapporteringar). Du kan dessutom välja en specifik kund, koppling till en specifik modul eller en specifik aktivitet. Om du vill dölja godkända/nekade tider kan du även göra detta.
För att attestera rapporter har du flera olika alternativ:
Alternativ 1 – Bocka i en eller flera rader och klicka sedan på knappen “Godkänn markerade” eller “Neka markerade” längst ned.
Alternativ 2 – Klicka på en rad för att kontrollera detaljerna för rapporten och klicka sedan på knappen “Godkänn” eller “Neka”. Du har även möjlighet att ta bort tidrapporten via knappen med tre punkter nere till höger.
Alternativ 3 – Gå till menyfliken “Löneunderlag” och välj rätt löneperiod. I de fall det finns ej attesterade underlag ser du en gul varningsknapp som visar antal ej attesterade rapporter. Klicka på de rapporter som inte är attesterade (markerade med varningstriangel i kolumnen “Attesterat”) för att attestera.
Attestera utlägg
Gå till Time > ”Attestera utlägg” / ”Godkänn utlägg”
Om du inte kan se Time eller ”Attestera utlägg” / ”Godkänn utlägg” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
I menyfliken “Attestera utlägg” ser du alla “Utlägg som väntar på godkännande” och du har även möjlighet att filtrera utläggen på ett datumintervall.
För att attestera ett utlägg kan du antingen bocka i en eller flera utläggsrader och sedan klicka på knappen “Godkänn markerade” eller “Neka markerade”. Alternativt kan du klicka på respektive rad för att kontrollera detaljerna för utlägget och sedan godkänna eller neka. Du har även möjlighet att redigera eller ta bort utlägget via knappen med tre punkter nere till höger.
För att se redan avslutade utlägg, klicka på “Arkiv”-knappen uppe till höger. För att se borttagna utlägg klickar du på den gula knappen med ett öga.
Godkänn löneunderlag och skicka lönefiler
Gå till Time > ”Löneunderlag”
Om du inte kan se Time eller ”Löneunderlag” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
Lås/lås upp löneunderlag
Gå till fliken ”Löneunderlag” för att se alla de anställdas löneunderlag. Se till att du valt rätt löneperiod vid datumväljaren.
Perioden har inte blivit godkänd av den anställde/dig ännu.
Klicka på krysset om du vill godkänna perioden åt den anställde.
Perioden har blivit godkänd av den anställde/dig.
Klicka på check-ikonen om du vill ångra godkännandet. Exempelvis om du/den anställde anser att något måste justeras i tidrapporteringen.
Perioden är godkänd och löneunderlaget är låst.
Perioden är godkänd av den anställde/dig, samtliga tidrapporter är attesterade och löneunderlaget har låsts.
"Perioden måste godkännas innan attestering är möjlig"
Perioden har inte blivit godkänd av den anställde/dig ännu.
"X st rapporter" kvar att attestera
Om det finns rapporter kvar för dig att attestera står det "X st rapporter".
Inget kvar att attestera
Om det inte finns några rapporter för dig att attestera kan du låsa löneunderlaget.
Rätt att godkänna
Ansvar per avdelning
Per avdelning kan du bestämma att en eller fler personer ska ha rätt att kunna godkänna tidrapporter och utlägg respektive ledighetsansökningar för anställda som tillhör just den avdelningen.
Ledighetsansökningar
Gå till Time > ”Ledighetsansökan”
Om du inte kan se Time eller ”Ledighetsansökan” innebär det att du inte har rätt behörighet. Kontakta i så fall din systemadministratör.
Koppla en arbetstyp så att den går att använda av de anställda när de ansöker om ledighet via ledighetsansökan.
Exempel på arbetstyper kopplade till ledighet
Arbetstyper används generellt som uppdelning av lönegrundande tidrapporter så till dessa kan du koppla avvikelsetyper, välja om de ska vara lönegrundande samt om de ska användas i ledighetsansökan. Nedan följer exempel på arbetstyper som kan användas i ledighetsansökan.
”Semester” – ”Obetald semester” – ”Tjänstledig” – ”Kompledig” – ”Föräldraledig” – ”VAB”
Hantera ledighetsansökan som väntar på godkännande
I ”Ledighetsansökan” hittar du alla ledighetsansökningar som väntar på godkännande från administratören. När en ledighetsansökan blivit godkänd av administratören läggs den angivna tiden in som en händelse i den anställdes kalender och en avvikelse skapas för aktuell löneperiod.
Händelselogg & kommentarer
Aktivera menyfliken ”Händelser”
För att se vem som har gjort vad och när i en modul måste menyfliken ”Händelser” vara aktiverad i modulens inställningar.
Tagga varandra i kommentarer – ”@Lotta hur går det med denna?”
Du kan kommunicera med andra användare i systemet under fliken ”Kommentar” genom att skriva ett snabel-a (@), välja en användares namn och sedan skriva din fråga eller kommentar. Användaren får då en notis i WorkCloud (en röd blinkande prick vid pratbubblan i översta menyn) och beroende på vilken inställning användaren har i sin profil kommer det även skickas en notis via e-post, om att denne har blivit nämnd i en kommentar.
Kommentarerna är interna och kan inte ses av kunder. Däremot kan alla användare som har tillgång till t.ex. ärendet i fråga se kommentarerna.
